Digitale Assets effizient verwalten
- Marco Wichert
- 27. Juni
- 3 Min. Lesezeit
Eine gesunde Struktur von digitalen Assets dient nicht nur einer besseren Übersicht, sondern auch einer vereinfachten Umgangsweise im Arbeitsleben. Das kann in kürzeren und unkomplizierten Arbeitsprozessen resultieren. Aber wie kann man die digitalen Assets übersichtlich strukturieren?
Viele Bilder, komplexe Strukturen
In vielen Unternehmen sind digitale Assets (Bilder, Videos, Dokumente) oftmals auf dem Server hinterlegt und folgen somit einer eigenen Struktur und Sortierung. Je nach Menge und Kategorisierung kann die Suche nach einem bestimmten Bild oder Video wirklich lange dauern. Gerade im Marketing- und Kommunikationsbereich ist eine effiziente Arbeit mit digitalen Assets effizient. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es sogar mehrere Stunden dauern kann, bis ein passendes Bild gefunden ist. Dazu noch eine passende Formatierung umzusetzen ist. Verschiedene Kommunikationskanäle brauchen unterschiedliche Formate und Auflösungen. Damit können Mitarbeitende durchaus Aufwand betreiben.
Weiterhin gibt es so viele Kategorien, in die die Assets eingeordnet werden können. Je mehr Kategorien, umso komplizierter in der Findung und Verwaltung. Hier ein paar Beispiele:
Fotograf
Datum der Aufnahme
Drucknutzung
Webnutzung
Ort
Unternehmen (bei mehreren Standorten)
Kommunikationskanal
Thema / Schwerpunkt
Dateninseln statt zentrale Verwaltung
Parallel zum einzelnen Server mit einer zentralen Ordnerstruktur kann es auch vorkommen, dass Mitarbeitende auf ihren Endgeräten (PC, Laptop, Mobiltelefon, Tablet) eigene Bilddatenbanken mit Ordnern erstellen. Das beansprucht nicht nur die Speicherkapazitäten sondern resultiert auch in Datenredundanz. Das bedeutet, dass viele gleiche Assets an verschiedenen Orten hinterlegt sind. Wenn beispielsweise ein Bild nicht mehr verwendet werden soll oder die Bildrechte für die Nutzung nicht freigegeben sind, wird eine Kontrolle und Verwaltung über die Nutzung erschwert. Das resultiert in kompliziertem Management der Ressourcen.
Mehr Nachhaltigkeit durch ein zentrales System
Was ist eigentlich der Vorteil eines zentralen Verwaltungssystems? Stell dir vor, du müsstest verschiedene Assets an externe Dienstleister senden und zig E-Mails versenden. Somit schickt man hohe Datenvolumina durch das Netz. Jeder Versand durch E-Mails produziert eine erhöhte Menge an CO2, da durch die Kühlung der jeweiligen Server und Festplatten wird mehr Energie benötigt wird. Gleichzeitig werden die Speicher des Senders und Empfängers durch Kapazitätseinnahme beansprucht. Gleichzeitig ist durch eine vereinfachte Arbeitsweise die ökonomische Nachhaltigkeit verbessert. Mehr Zeit kann somit in die Erfüllung anderer Aufgaben investiert werden.
Digital Asset Management Systeme als Lösung
Welche Möglichkeit gibt es eigentlich, um die Verwaltung von digitalen Assets zu vereinfachen und effizienter zu gestalten? Ein Digital Asset Management System (DAM System) bildet eine optimale Lösung. DAM Systeme sind zentrale Asset Datenbanken, ähnlich wie einer internen Stockdatenbank. Diese Systeme verfügen über eine eigene oder unternehmensindividuelle URL, die von überall erreichbar ist. Somit sind Mitarbeitende flexibel in der Verfügbarkeit der Assets, auch im Falle von mobiler oder remote Arbeit.
Jedoch ist ein DAM System nicht einfach nur eine Datenbank, sondern ein System mit verschiedenen Filtermöglichkeiten je nach Kategorie, ohne aufwändige Ordnerstruktur. Eine Suchfunktion ermöglicht schnelles Auffinden. Gleichzeitig ist das Teilen der Assets deutlich vereinfacht, da Kollektionen schnell via Link mit externen Dienstleistern und Agenturen geteilt werden können. Zusätzlich sind Schnittstellen in verschiedene Kommunikationskanäle entsprechend des benötigten Formats möglich. Die Verwaltung kann direkt aus dem System erfolgen, ohne die einzelnen Kanäle bearbeiten zu müssen. Die neueren DAM Systeme verfügen sogar über eine KI basierte Bilderkennung und benennen die Bilder SEO freundlich um.
Ein paar Beispiele von DAM Systemen
Auf dem Markt gibt es mittlerweile effiziente Digital Asset Management Systeme. Natürlich muss jedes System zu den individuellen Anforderungen deines Unternehmens passen. Dazu gibt es aber entsprechend passende Berater und Customer Success Manager, um dich direkt durch den Prozess und die Implementierung zu geleiten.
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Quellen:
