Office- und Schreibtischarbeit ist nicht immer wirklich prickelnd, besonders wenn man sich an den Schreibtisch setzt und gefühlt unzählige E-Mails bearbeitet. Aufgrund von Routine und dem eignen persönlich zugeschnittenen System speichert man dann seine Daten irgendwo zwischen und der Desktop, sowie der Speicher füllt sich allmählig.
Dabei ist Kommunikation und Datenmanagement ein weiterer Teil von bewusstem und nachhaltigem Arbeiten, denn jede E-Mail, jeder Anhang und jeder GB an Speicher produziert CO2. Wie also kommt das zustande und wie kann man nachhaltiges Datenmanagement realisieren?

Warum ist Datenmüll umweltschädlich?
Eins vorweg: Daten sind heutzutage wichtig und wertig, daher sind eine gehobene Datensicherheit und Datenschutzmaßnahmen essentiell. Sowohl im privaten, als auch im beruflichen Alltag sollte daher sehr behutsam mit Daten umgegangen werden. In vielen Unternehmen werden Unmengen von Daten gespeichert, entweder digital oder in Papierform, wobei immer mehr Büros "paperless" werden und somit weniger Papier verbrauchen. Das ist schon einmal der erste Schritt zu mehr Umweltfreundlichkeit.
Aber auch die Speicherung von digitalen Daten ist nicht CO2 neutral. Warum ist das so? Daten werden auf Festplatten und Servern gespeichert, die wiederum in Rechenzentren oder lokal durch Kühlsysteme vor der Überhitzung geschützt werden müssen. Diese Kühlsysteme benötigen Unmengen an Energie, um kontinuierlich zu laufen. Oftmals wird diese Energie jedoch nicht von erneuerbaren Energieträgern sondern noch von fossilen Brennstoffen bezogen. Je mehr Daten also gespeichert werden, je mehr Daten via E-Mail übermittelt werden, umso mehr CO2 wird produziert.
Brief | 20 Gramm |
Spam E-Mail ohne lesen | 0,03 Gramm |
Kurze E-Mail über Telefon | 0,2 Gramm |
Kurze E-Mail über Laptop | 0,3 Gramm |
Lange E-Mail | 17 Gramm |
Mail an 100 Personen | 26 Gramm |
Data Redundancy
Gerade in großen, ortsübergreifenden Teams ist die Chance, dass Dokumente und Vorlagen dupliziert auf verschiedenen Orten gespeichert sind und im schlimmsten Fall gar nicht mehr genutzt werden. Dieser Zustand nennt sich "Data Redundancy". Das bedeutet nicht nur, dass Speicherkapazitäten unnötig doppelt und dreifach genutzt werden, sondern auch eine kompliziertere Zusammenarbeit für die Mitarbeiter.
Nehmen wir einmal an, es gibt eine Unternehmenspräsentation oder eine wichtige Tabelle, an denen 6 verschiedene Mitarbeiter gemeinsam arbeiten müssen, im Optimalfall noch von unterschiedlichen Standorten. Jeder Mitarbeiter lädt sich das Dokument auf den eigenen Desktop herunter und bearbeitet es. Schon gibt es statt einem Dokument nun 6 unterschiedliche Dokumente. Das bedeutet nicht nur 6x Speicherkapazitäten verbraucht, sondern auch 6x verschiedene Inhalte. Der Aufwand, nun diese Inhalte miteinander abzugleichen und zu einem neuen Dokument zusammenzufügen, sind nicht zu unterschätzen. Somit also wird auch Arbeitszeit vermehrt unnötig verbraucht, nur weil es keine zentrale Bearbeitungsmöglichkeit gab. Gleichzeitig wird CO2 auch wegen des E-Mail Versands untereinander produziert. Alles kompliziert und nicht notwendig.
"1 Terabyte an Daten produziert bereits 210 kg CO2 pro Jahr"
Ein weiteres Beispiel sind Bilddatenbanken auf dem eigenen PC ohne eine zentrale Datenbank. Wenn jeder Mitarbeitende sich so eine Bilddatenbank anlegt, dann wird deutlich mehr Speicher verbraucht. Gerade Bilddaten und Bewegtbild Assets bedürfen einer hohen Speichermenge. Diese Kapazitäten nicht zentral zu bündeln, begünstigt nicht nur Data Redundancy, sondern auch einen erheblichen Pflegeaufwand, sowie mögliche Urheberrechtsverletzungen, die wiederum in Kosten für die Firma resultieren können.
E-Mail Überschwemmung & Rebound Effekt
Der Vorteil von E-Mails ist die deutlich schnellere Antwortrate verglichen mit Briefen. Somit ist es eine erhöhte Effizienz in der Kommunikation. Nachrichten können schnell beantwortet und versendet werden, wodurch ein effizienterer Informationsaustausch stattfindet. Für Unternehmen ist dies natürlich essentiell. Gleichzeitig aber hat sich die E-Mail sehr stark in Unternehmensprozessen etabliert. Das Resultat ist oftmals ein sehr stark gefülltes Postfach, welches nicht nur Arbeitsaufwand benötigt, sondern auch ein hohes Maß an Daten speichert. Folglich wird für diese Speicherung auch mehr Energie benötigt.
Die schnelle Antwortrate von E-Mails, besonders wenn es sich um eine Vielzahl von Empfängern handelt, ist zwar ein Effizienzvorteil, jedoch werden dadurch mehr E-Mails verschickt und somit mehr CO2 produziert. Nichtsdestotrotz haben E-Mails als Kommunikationsmittel eine deutliche Daseinsberechtigung. Der Wechsel zu einem internen Chat statt sich füllenden Postfächern könnte jedoch eine Alternative sein.
Zentrale Datenablage statt Dateninseln
Bereits durch Cloud Computing begünstigt, ist eine zentrale Datenablage für Assets und sonstige Dokumente eine deutliche Verbesserung. Die E-Mail Postfächer unterliegen zwar der persönlichen Korrespondenz, jedoch macht es Sinn, sonstige Datenablagen zusammen zu legen und davon zu profitieren.
Am Markt gibt es bereits eine Vielzahl von Anbietern, die nicht nur mit einer zentralen Datenspeicherung, sondern auch optimierte Prozesse zur besseren Zusammenarbeit werben. Beispiele hierfür bieten Projekt Management Systeme, Digital Asset Management Systeme (DAMS) und Buchhaltungs- sowie Human Resources Systeme mit digitalen Personalakten und Abrechnungsmodulen.
Ziel sollte es sein, eine einheitliche und gut kontrollierte, gemeinsame Datenbank zu haben, auf die alle Mitarbeitende eines Teams Zugriff haben. Die darin befindlichen Dokumente und sonstigen Assets sollten für alle einsehbar und bearbeitbar sein mit entsprechendem Tracking. Das Teilen von Wissen und Ressourcen durch eine solche Datenbank bzw. System kann die benötigte Speichermenge deutlich reduzieren und gleichzeitig die Zusammenarbeit transparenter machen.
Nachhaltiges Datenmanagement anhand von Beispielen
Empfehlenswert ist neben der Ernennung einer datenschutzverantwortlichen Person, die es fast in jedem Unternehmen gibt, auch eine Person, die sich um Datenaktualität, Data Streamlining und Datenzentralisierung kümmert. Diese Person sollte dann auch einen Standard für Datenpflege und Datenmanagement verfassen, um nicht nur die Unternehmensprozesse zu vereinfachen, sondern ebenso um die Mitarbeiter im Rahmen eines Change Management Prozesses zu begleiten und anzuleiten.
Beispiele für ein nachhaltigeres Datenmanagement wären folgende:
Dokumente und Bilddateien werden nur noch auf einer zentralen, für alle zugänglichen Datenbank platziert
Die Bearbeitung der Dokumente und Assets erfolgt ausschließlich nur auf der Datenbank
Dokumente und andere Assets werden für die Bearbeitung nicht heruntergeladen
Dokumente und Assets werden nur via Link zur zentralen Datenbank und nicht als Anhänge versendet
Eher einen Chat einrichten, statt viele E-Mails hin und her an viele Empfänger zu versenden
Jährlich eine Datensäuberung vollziehen, um Speicherkapazitäten zu entlasten
"Nicht nur Datenschutz, sondern auch Datenaktualität"
"Das haben wir schon immer so gemacht" - jetzt nicht mehr
Ein sehr beliebtes Zitat, welches wohl schon in dem einen oder anderen Unternehmen gefallen ist: "das haben wir schon immer so gemacht". Gerade im Bereich des Change Managements wird man öfter auf entsprechende Charaktere stoßen, die auf die alten Prozesse bauen und ungewollt Probleme mit Neuerungen haben. Diese Personen bedürfen eines besonderen, behutsamen Trainings.
Oftmals ist eine plötzliche Veränderung eines Prozesses eher kontraproduktiv und nicht wirklich effektiv, da eine neue Vorgabe gegeben wird, diese jedoch nicht immer eingehalten wird. Gerade wenn es um eine neue Kommunikationsrichtlinie intern geht, fallen gern langfristige Mitarbeitende in ihre alten Muster zurück, weil es für sie unkomplizierter und einfacher ist. Leider wird dann aber das große Gemeinwohl für alle nicht gesehen.
Hier ist es wichtig, die Vorteile noch einmal ganz genau darzustellen, und auch langfristig die sich reduzierenden Arbeitsaufwände für alle hervorzuheben. Gleichzeitig ist stetige Kontrolle und ein offenes Ohr für Rückfragen ein Muss in einem solch drastischen Wechsel.
Nachhaltiges Datenmanagement - Quellen:
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