Wareneinsatz korrekt kalkulieren
- Marco Wichert
- 13. Feb.
- 5 Min. Lesezeit
"Das ist doch viel zu teuer" oder "Was? So billig?" Manchmal hört man diese Sätze aus dem Mund der Kunden, wobei diese gar nicht so genau wissen, was alles in die Erstellung eines Produkts oder eine Dienstleistung an Aufwand hineinfließt. Sie beurteilen halt nur nach dem persönlichen finanziellen Status und Vergleichswerten von ähnlichen Produkten. Manchmal kommen ihnen dann einige Produkte recht überteuert vor, andere recht "billig" wo die Qualität dann hinterfragt wird. Natürlich können Kleinunternehmer nicht die Produktionskosten von Industrieware einschätzen, aber für die eigenen Aufwände realistische Preise aufrufen. Dazu muss man aber Wareneinsatz korrekt kalkulieren.
Gerade in Restaurants und Hotels ist die Kalkulation von Wareneinsatz und die Errechnung des angemessenen Verkaufspreises ein wichtiger Schritt für ein ökonomisch nachhaltiges Wirtschaften. Zu teuer bedeutet weniger Kundschaft, zu billig bedeutet geringer Umsatz bzw. Gewinn. Wie dem auch sei: wenn zu wenig Geld reinkommt, ist man schnell weg vom Fenster.
Warum ist Wareneinsatz kalkulieren so wichtig?
In erster Linie geht es um die eigene Wirtschaftlichkeit und Beständigkeit. Das Kalkulieren vom Wareneinsatz oder auch Aufwandseinsatz (zusammengefasst Cost of Sales, CoS) vermittelt dir einen Eindruck zum eigentlichen Material, Energie und gegebenenfalls auch Arbeitszeiteinsatz. Wenn wir beispielsweise in der Gastronomie bleiben, so ist die Kalkulation wichtig für die Ermittlung eines fairen, nachvollziehbaren Verkaufspreises für Gerichte sowie Getränke.
Beispielsweise können mitunter folgende Punkte berücksichtigt werden
Einkaufspreise pro Zutat
Reale Verwendungsmenge vs. Abfall der Zutaten
Lieferentfernungen für die Zutaten und CO2 Produktion
Stromaufwendungen für die Zubereitung des Gerichts
Gasaufwendungen für die Zubereitung des Gerichts
Wasserkosten
Reale Arbeitszeit des Mitarbeiters für die Zubereitung
Spülkosten für das Geschirr / Besteck
Reinigungskosten für Uniformen / Arbeitskleidung
Sonstige Mitarbeiterkosten
Miete, Lagerungskosten, Zinsen
Kosten für Dekorationen und Equipment
Kosten für Werbung
Wie du siehst, einmal den Finger anlecken und in den Wind halten wird dir keinen validen Verkaufspreis liefern. Vielmehr geht es um die Berücksichtigung vieler Faktoren. Gerade im Bereich eines alleinstehenden Restaurants sind Gerichte und Getränke die einzigen Umsatzquellen, die wiederum alle Betriebskosten abdecken müssen. Zwar kann man nicht immer alle Faktoren numerisch erfassen, aber auch dafür gibt es fixe Alternativen, wie beispielsweise ein Markup.
Ein Rechenbeispiel für Kosten-Preis-Kalkulation
Ein hilfreiches Tool um z.B. die Kosten eines Gerichts zu berechnen ist eine Kostentabelle anzulegen. Pro Gericht und Gerichtvariante gibt es eine eigene Tabelle, die sowohl den Wareneinsatz, als auch die anfallenden Nebenkosten mit einbezieht. Diese Kostentabelle sieht auf den ersten Blick recht komplex aus, aber eigentlich ist sie recht einfach zu handhaben. Es braucht halt nur ein wenig Erfahrung in der Handhabe.
Allgemeine Artikeleingabe | Bezeichnung der Zutat oder des Artikels, gern auch mit Markenname oder Produktnummer für eine bessere Zuordnung |
Menge lt. Rezept | Die Mengenangabe einer Zutat, die für die Portion benötigt wird |
Einheit | Die Einheit, mit der die Menge dargestellt wird (nur Stück, Liter, oder KG) |
Artikeldetails | Marke, Produktnummer, Lieferant |
Eink. Menge & Einheit | Verpackungsgröße laut Lieferant |
Einkaufspreis Netto | Netto Einkaufspreis für angegebene Verpackungsgröße |
Yield % | Eigentlicher Anteil des Produkts der verwendet wird, nach Abzug der Reste / Abschnitte, die nicht mehr genutzt werden (Fett, Knorpel, Sehnen, Pflanzenstrunk, Fischgräten, Karkassen etc.) |
Sicherheitsanteil (5%) | Anteil für eventuelle Mengenfluktuationen sowie einige simple Würzungen wie Salz |
Lagerungskosten | Lagerungskosten beinhalten eventuelle Zwischenlager, wo Lebensmittel gelagert werden; in eigenen Restaurants fallen diese selten an. |
Gemeinkosten | Kosten ohne spezifischen Kostenträger, sprich Miete, Strom, Pacht, Versicherung, Gas, Wasser, Heizung, Abschreibungen |
Einzelkosten Puffer | Puffer für operative Kosten, die im Laufe des Restaurants anfallen z.B. Anschaffung von Kleinequipment, Reparaturdienstleistungen |
Personalkosten | Löhne, Lohnnebenkosten, Sozialversicherungsabgaben, Krankenversicherungsanteil, Urlaubsgeld etc. |
Basierend auf den Kosten pro Portion Gesamt, kann dann der Nettoverkaufspreis festgelegt werden und der Bruttoverkaufspreis für Speisekarte und die Vermarktung steht fest. Vergiss nicht, die unterschiedlichen Werte der Mehrwertsteuer im Hinterkopf zu behalten, wenn du auch To-Go Gastronomie betreibst. Achte immer auf die gesetzlichen Änderungen von Steuersätzen, damit deine Preise individuell angepasst werden können.
Den Verkaufspreis begründen
Eins vorweg: in der Idealwelt des Kunden ist die Qualität immer hoch und der Preis immer niedrig. Dienstleistungen sind blitzschnell verfügbar und das Kosten-Nutzen Verhältnis ist absolut perfekt. Angenehme Dienste (z.B. Spa) dauern möglichst lange, während notwendige Dienste (z.B. Kfz Werkstatt, Sanitärreparaturen) möglichst schnell umgesetzt werden.
Qualität, Kosten und Zeit - das sind die Faktoren, die das Kundenerlebnis, auch in einem Restaurant oder einer sonstigen Dienstleistung beeinflussen. Wenn wir in der Gastronomie bleiben, wäre natürlich ein hochwertiges Essen, recht schnell zubereitet und mit perfektem, makellosem Service zu einem günstigen Preis in einem gemütlichen Ambiente für den Gast wünschenswert. Das kann auch auf erster Sicht gut funktionieren, allerdings wird sich dann das Restaurant nicht lange halten können, da die ökonomische Nachhaltigkeit keine solide Basis besitzt. Niedrige Preise bedeuten wenig Lohn und Investition in hochwertige Produkte oder gar Rücklagen. Somit sinkt auch die Qualität.
Niedrige Preise muss man nicht unbedingt begründen - hohe Preise dagegen schon. Und da kommt die Vermarktung sowie die Eventisierung der Story zum Tragen. Ein gutes Storytelling lebt nicht nur von einem schmusigen Werbetext, sondern von den dazu passenden Services, dem Ambiente und authentischen Produkten. Je authentischer und aufwändiger die Serviceleistung und die Produkterschaffung, umso höher kann der Preis angesetzt werden. Zu viel Aufwand billig zu verkaufen oder gar Billigprodukte für horrende Summen zu verkaufen ist weder geschäftsfördernd noch ökonomisch nachhaltig.
Ein authentisches, transparentes und regelmäßig geführtes Preisgefüge ist die beste Möglichkeit, um den Verkaufspreis zu argumentieren. Es kann passieren, dass manche Kunden wirklich über den hohen Preis stolpern und sich beschweren, um möglichst wenig zu bezahlen. Diese Kunden sind dann aber nicht DEINE Wunschkunden. Deine Kunden verstehen die Aufwände und die Kosten, besonders wenn sie deine Transparenz wertschätzen.
"Geiz ist geil" ist der Kunde, den man NICHT will.
Kosten-Kalkulation flexibel einsetzbar
Kostenkalkulationen sind nicht nur in der Gastronomie wichtig, sondern auch in anderen Bereiche, sei es im Wellnessbereich oder allgemein einer standardisierten Produktion, die eine festgelegte Menge an Materialien oder Zutaten benötigt. Somit kann diese Tabelle auch in entsprechenden Bereichen angewandt werden. Es ist egal, ob man nun mit Lebensmitteln kalkuliert, oder beispielsweise mit einer Massageanwendung. Letztere benötigt ebenso Materialien, wie Öle und Lotionen, sowie Personal und Wäschekosten.
Eigenleistung oder Systeme?
Mit Sicherheit gibt es auch diverse Anbieter, die Menükalkulationen anhand von Systemen anbieten, allerdings wäre es zunächst ratsam, Fremdkosten gering zu halten und sich somit eher mit eigenen Exceltabellen ein entsprechendes Berechnungstool aufzubauen. Die Anbieter haben durchaus ihre Daseinsberechtigung, aber mein Ratschlag ist es, das Geld vorerst zu sparen, denn selbst externe Systeme müssen gepflegt werden. Und ob die Mitarbeiter die eigenen Dokumente pflegen oder fremde Systeme betreuen, die zusätzlich Kosten produzieren; das macht in der ersten Instanz schon einen Unterschied.
Kostenkalkulation - Quellen:
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